Кадровый консалтинг.
    Подбор персонала.
    Юридические и бухгалтерские услуги.
    Санкт-Петербург
    Московский проспект, 91, офис 217
    +7 (812) 960-81-30
    ЗАКАЗАТЬ ЗВОНОК

    Рекомендации по оформлению компенсации за использование личного транспорта в служебных целях:

    1. Условия использования личного транспорта.

    Личные автомобили разрешается использовать для служебных поездок в случае такой целесообразности при одновременном наличии следующих условий:

    • наличие должностной инструкции работника, устанавливающей необходимость выполнения должностных обязанностей в режиме постоянных служебных разъездов в рамках определенной территории региона, либо подвижного характера работы, с целью перемещения между объектами.
    • наличие заявления работника на имя руководителя Организации с просьбой разрешить ему использование в служебных целях его личного транспорта. Заявление предварительно согласовывается непосредственным руководителем работника и сотрудником Организации, координирующим работу транспорта.
    • наличие дополнительного соглашения к трудовому договору в письменной форме, определяющего использование личного транспорта,
    • наличие приказа руководителя Организации разрешающего конкретному работнику, занимающему должность, предназначенную для выполнения работы в режиме разъездов, либо имеющий подвижной характер работы использование своего личного транспорта в производственных целях,
    • наличие средств в бюджете, предназначенных для компенсации за использование личного транспорта.

    Для заключения дополнительного соглашения работник должен предоставить следующий пакет документов:

    • паспорт транспортного средства,
    • свидетельство о государственной регистрации транспортного средства,
    • водительское удостоверение с открытой категорией на право управления транспортом данной категории,
    • действующую медицинскую справку установленного образца,
    • документ, подтверждающий прохождение транспортом технического осмотра (ТО),
    • полис ОСАГО.

    Если работник не является собственником транспортного средства, то в пакете документов должна присутствовать доверенность на управление данным транспортом.
    Копии документов, предоставленных Работником для заключения Дополнительного соглашения, хранятся в подразделении по работе с персоналом Организации.

    2. Выплата компенсации, основание и размеры

    Компенсация за использование личного транспорта предназначена для учета возмещения затрат работника, связанных с износом автомобиля, с его техническим обслуживанием и текущим ремонтом, а также с возмещением расходов на приобретение горюче-смазочных материалов.
    Согласно Постановлению Правительства РФ № 92[1]  эти нормы таковы: для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см, включительно, компенсация составляет 1 200 руб./мес., свыше 2 000 куб. см – 1 500 руб./мес.
    Непосредственный руководитель работника обязан ежедневно вести учет отработанных дней его сотрудниками с привлечением личного транспорта.
    Основанием для выплаты компенсации является справка непосредственного руководителя работника о количестве дней работы с привлечением личного транспорта, согласованная начальником данного структурного подразделения для составления приказа о выплате компенсации.
    За время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда транспорт не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

    3. Налогообложение компенсационных выплат за использование личного автомототранспорта в интересах Организации

    Налог на прибыль.
    Расходы на компенсацию за использование в служебных целях легковых автомобилей учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ, в пределах норм, установленных Правительством РФ. Указанные нормы утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 №92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Согласно Постановлению в целях налогообложения размер ежемесячной компенсации для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. составляет 1200 руб. в месяц, при объеме двигателя свыше 2000 куб. см. – 1500 руб. в месяц.
    Расходы на компенсацию за использование в служебных целях легковых автомобилей, превышающие указанный размер, не включаются в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль.
    НДФЛ и ЕСН.
    В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ не подлежат налогообложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
    В соответствии с подпунктом 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ не подлежат налогообложению ЕСН все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
    Таким образом, компенсация за использование личного автотранспорта в служебных целях не облагается НДФЛ и ЕСН.