Рекомендации по оформлению компенсации за использование личного транспорта в служебных целях:

1. Условия использования личного транспорта.

Личные автомобили разрешается использовать для служебных поездок в случае такой целесообразности при одновременном наличии следующих условий:

• наличие должностной инструкции работника, устанавливающей необходимость выполнения должностных обязанностей в режиме постоянных служебных разъездов в рамках определенной территории региона, либо подвижного характера работы, с целью перемещения между объектами.
• наличие заявления работника на имя руководителя Организации с просьбой разрешить ему использование в служебных целях его личного транспорта. Заявление предварительно согласовывается непосредственным руководителем работника и сотрудником Организации, координирующим работу транспорта.
• наличие дополнительного соглашения к трудовому договору в письменной форме, определяющего использование личного транспорта,
• наличие приказа руководителя Организации разрешающего конкретному работнику, занимающему должность, предназначенную для выполнения работы в режиме разъездов, либо имеющий подвижной характер работы использование своего личного транспорта в производственных целях,
• наличие средств в бюджете, предназначенных для компенсации за использование личного транспорта.

Для заключения дополнительного соглашения работник должен предоставить следующий пакет документов:

• паспорт транспортного средства,
• свидетельство о государственной регистрации транспортного средства,
• водительское удостоверение с открытой категорией на право управления транспортом данной категории,
• действующую медицинскую справку установленного образца,
• документ, подтверждающий прохождение транспортом технического осмотра (ТО),
• полис ОСАГО.

Если работник не является собственником транспортного средства, то в пакете документов должна присутствовать доверенность на управление данным транспортом.
Копии документов, предоставленных Работником для заключения Дополнительного соглашения, хранятся в подразделении по работе с персоналом Организации.

2. Выплата компенсации, основание и размеры

Компенсация за использование личного транспорта предназначена для учета возмещения затрат работника, связанных с износом автомобиля, с его техническим обслуживанием и текущим ремонтом, а также с возмещением расходов на приобретение горюче-смазочных материалов.
Согласно Постановлению Правительства РФ № 92[1]  эти нормы таковы: для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см, включительно, компенсация составляет 1 200 руб./мес., свыше 2 000 куб. см - 1 500 руб./мес.
Непосредственный руководитель работника обязан ежедневно вести учет отработанных дней его сотрудниками с привлечением личного транспорта.
Основанием для выплаты компенсации является справка непосредственного руководителя работника о количестве дней работы с привлечением личного транспорта, согласованная начальником данного структурного подразделения для составления приказа о выплате компенсации.
За время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда транспорт не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

3. Налогообложение компенсационных выплат за использование личного автомототранспорта в интересах Организации

Налог на прибыль.
Расходы на компенсацию за использование в служебных целях легковых автомобилей учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ, в пределах норм, установленных Правительством РФ. Указанные нормы утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 №92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Согласно Постановлению в целях налогообложения размер ежемесячной компенсации для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. составляет 1200 руб. в месяц, при объеме двигателя свыше 2000 куб. см. - 1500 руб. в месяц.
Расходы на компенсацию за использование в служебных целях легковых автомобилей, превышающие указанный размер, не включаются в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль.
НДФЛ и ЕСН.
В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ не подлежат налогообложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
В соответствии с подпунктом 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ не подлежат налогообложению ЕСН все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Таким образом, компенсация за использование личного автотранспорта в служебных целях не облагается НДФЛ и ЕСН.